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SCHLÜSSELSCHRITTE FÜR DIE ERFOLGREICHE EINFÜHRUNG ELEKTRONISCHER KRANKENAKTEN

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Effektive Implementierung von EMR-Systemen mit minimaler Unterbrechung

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Elektronische Krankenakten (EMR) übernehmen alles, von der Dokumentation der Patientendaten und der Terminplanung bis hin zum Ausfüllen von Rezepten und der Überprüfung der Versicherung. Im Gegensatz zu älteren Systemen und ihren mit Papier gefüllten Akten und Ordnern können Sie all dies und noch viel mehr auf einem medizinisch ausgerichteten Computer oder Tablet erledigen.

Der heutige Beitrag befasst sich mit den Vorteilen der Implementierung eines EMR-Systems in Ihrer medizinischen Gruppe oder Organisation. Wir stellen die Stufen der EMR-Implementierung vor, um Sie bei den folgenden Schritten zu unterstützen:

Auswahl und Vorbereitung der EMR-Software

Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften

Schulung des Pflegeteams der Organisation

Fehlerbehebung bei eventuell auftretenden Problemen

Was ist die Einführung einer elektronischen Patientenakte?

Eine elektronische Patientenakte (EMR) ist eine digitale Version der Papierakte eines Patienten. Das erste EMR-System wurde 1972 eingeführt, und nachfolgende Systeme haben die Gesundheitsversorgung seither durch digitale Mittel erheblich revolutioniert.

Der Begriff EMR-Implementierung bezieht sich auf den Prozess der Umstellung des papierbasierten Patientendatensystems einer Arztpraxis oder eines Konzerns auf ein softwarebasiertes System. Dieser Übergang kann auch den Wechsel von einer bestehenden Software zu einer neuen umfassen.

Organisationen des Gesundheitswesens führen elektronische Patientenakten ein, um einen modernen Standard der Patientenversorgung zu gewährleisten.

Anwendungsfälle für elektronische Patientenakten

Die fünf wichtigsten Anwendungsfälle für EMR sind:

Erstellung von Patientenakten: Ärzte und medizinisches Personal können von jedem angeschlossenen medizinischen Computer aus problemlos auf die vollständige Krankengeschichte eines Patienten zugreifen. Aktualisierungen können in Echtzeit vorgenommen und angezeigt werden.

Fernüberwachung von Patienten und unterstützte Pflege: Leistungserbringer können sich in Echtzeit über den Zustand eines Patienten informieren, unabhängig davon, ob dieser sich zu Hause, in einer Einrichtung für betreutes Wohnen oder an einem anderen entfernten Ort befindet.

Konnektivität mit medizinischen Labors: Ein EMR kann sofort die neuesten Bluttests, Röntgenbilder und Pathologieberichte eines Patienten zur Überprüfung abrufen.

Ärztliche Verschreibung: Medikamente können per Tastendruck an die Hausapotheke des Patienten geschickt werden.

Abrechnungsformulare: Alle abrechenbaren Transaktionen werden an einer Stelle gespeichert, damit die Buchhaltungs- und Finanzabteilungen sie überprüfen und entsprechend abrechnen können.

Vorteile der EMR-Implementierung

Diese Anwendungsfälle deuten auf die Vorteile von EMR-Systemen hin, die sich auf eine höhere Qualität der Pflege, verbesserte Patientenergebnisse und Sicherheit sowie eine verbesserte Kommunikation zwischen Patienten und Anbietern beziehen.

Zu diesen Vorteilen gehören:

Platzersparnis: EMR-Systeme sparen Platz und senken die Betriebskosten, da die Unterlagen an einem Ort aufbewahrt werden. Arztpraxen und Kliniken müssen keine Papierunterlagen mehr aufbewahren, verwalten und abrufen, die in einer medizinischen Einrichtung verstreut sein können.

Optimierte Arbeitsabläufe: Ein EMR-System reduziert unnötige oder überflüssige Arbeit, während es gleichzeitig den Überblick über Patienten und ihre Besucher behält. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Zeit, um sich auf andere, wichtigere Aufgaben wie die Pflege der Patienten zu konzentrieren.

Reduzierung von Fehlern: EMR tragen dazu bei, Fehler bei der Dokumentation zu reduzieren, z. B. Schreibfehler beim Namen eines Patienten oder bei der Medikation. Sie können die Anbieter auch warnen, wenn Behandlungen miteinander in Konflikt stehen, oder sie können Wiederholungstests verhindern, indem sie dem Anbieter mitteilen, ob ein bestimmter Test bereits angeordnet wurde. All diese Maßnahmen verbessern die Patientenversorgung.

Bessere Zugänglichkeit: Mehrere Anbieter können das EMR eines Patienten gleichzeitig einsehen, sofern sie dazu berechtigt sind. Dies ermöglicht es medizinischen Teams, bei komplizierten Verfahren wie Organtransplantationen von derselben Seite aus zu arbeiten.

Wie lange dauert die EMR-Einführung?

Zahlreiche Faktoren und Variablen wirken sich auf die Dauer der Einführung eines elektronischen Patientenakten-Systems (EMR) aus.

Eine mittelgroße bis große Gesundheitsorganisation kann ein neues elektronisches Krankenaktensystem innerhalb eines Jahres einführen. Wenn Sie Ihr aktuelles System aktualisieren, kann diese Zeitspanne auf sechs bis neun Monate verkürzt werden.

Ein Einzelarzt oder eine kleine medizinische Gruppe kann ihr EMR-System in sechs bis neun Monaten einführen. Manche schaffen es vielleicht sogar in nur wenigen Wochen. Auch hier kommt es auf die beteiligten Faktoren und Variablen an.

Acht Schritte für eine erfolgreiche EMR-Einführung

Die Einführung eines EMR-Systems für elektronische Patientenakten erfordert umfangreiche Planung, Zusammenarbeit und Koordination. Sie und Ihr IT-Team im Gesundheitswesen sollten sicherstellen, dass der Implementierungsplan so weit wie möglich ausgearbeitet ist. Wenn es richtig gemacht wird, kann ein neues EMR-System die Qualität der Patientenversorgung erheblich verbessern, während die Kosten gleich bleiben oder sogar gesenkt werden können.

Wir stellen Ihnen die folgenden acht Best Practices und Schritte mit Handlungsanweisungen für eine erfolgreiche EMR-Implementierung in Ihrem Unternehmen vor.

1. Planen Sie einen EMR-Implementierungsfahrplan

Der erste Schritt besteht darin, eine Checkliste mit allen notwendigen Aufgaben zu erstellen, einschließlich der Festlegung:

Wer sind die Beteiligten?

Wie hoch ist das Budget?

Welche genauen Funktionen soll das EMR-System haben?

Dies - und vieles mehr - sind nur einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, während Sie und die IT-Abteilung des Gesundheitswesens die Checkliste durchgehen.

Ein hervorragender Ausgangspunkt für Ihren Fahrplan ist die Entscheidung, ob die EMR-Implementierung modular oder Schritt für Schritt erfolgen soll:

Beim modularen Ansatz werden die Aufgaben in kleinere und einfachere Teilaufgaben aufgeteilt, die unabhängig voneinander von verschiedenen Personen und Teams bearbeitet werden.

Schritt für Schritt wird jede Aufgabe vollständig erledigt, bevor die nächste in Angriff genommen wird.

Nachdem Sie sich für eine Vorgehensweise entschieden haben, befolgen Sie diese Schritte, um ein elektronisches Krankenaktensystem erfolgreich einzuführen.

2. Legen Sie Ihr Budget fest

Achten Sie bei der Budgetierung Ihres EMR-Systems darauf, dass Sie die Qualität der Gesundheitsdienste verbessern und die Kosten senken. Viele Organisationen des Gesundheitswesens haben bei der EMR-Implementierung zu viel Geld ausgegeben, ohne dass sich die Investition rentiert hätte. Deshalb ist es wichtig, kluge finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Die Healthcare Financial Management Association hat einen Musterplan für ein EMR-Einführungsbudget entwickelt. Bemerkenswerte Einzelposten sind:

Personalkosten (Schulung und Beratung)

Verbrauchsmaterial (System-Upgrades)

Verwaltungskosten (Schulungsgebühren)

Das Budget wird in erster Linie von der Größe Ihrer Organisation und der gewählten EMR-Software bestimmt.

3. Ernennen Sie starke Projektleiter

Die EMR-Einführung ist komplex und weitreichend. Sie brauchen ein Team, das sicherstellt, dass jeder Prozess und jede Aufgabe pünktlich und innerhalb des Budgets erledigt wird.

Typische Mitglieder, die ein solches Team bilden, sind

Projektmanagement/Praxismanager - verwaltet die EMR-Implementierung, einschließlich der Tests nach dem Rollout

Anwendungsanalytiker - verantwortlich für die Datenmigration und -bereinigung des EMR

Anwendungsentwickler - passt das EMR-System an

QA-Test-Ingenieur - verantwortlich für EMR-Systemtests und Leistung

Ärztlicher Befürworter - vertritt den Standpunkt des Anbieters in Bezug auf Schulung, Daten und Tests der Software

Befürworter der Krankenschwester - vertritt die Sicht der Krankenschwester auf die Schulung, die Daten und die Tests der Software

Befürworter der Abrechnung - vertritt die Sichtweise der Abrechnungsabteilung auf die Software

Alle Mitglieder müssen eng zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die EMR-Software wie vorgesehen funktioniert.

4. Auswahl der richtigen EMR-Software

Die Auswahl der richtigen elektronischen Patientenakte ist einer der schwierigsten Schritte, die Sie und Ihr Implementierungsteam unternehmen müssen. EMR-Software ist ein komplexes Programm mit zahlreichen Funktionen und Merkmalen. Sie können nicht ein Programm nach dem anderen ausprobieren, wie beim Kauf eines neuen Autos.

Um Ihre Auswahl einzugrenzen, sollten Sie Folgendes tun:

Klären Sie die Prioritäten Ihres EMR-Systems:

Kostenkontrolle

Benutzerfreundlichkeit

Cloud-basiertes Hosting

Implementierung und Schulung

Integration in bestehende Systeme

Kundenbetreuung

Erwerben Sie eine EMR-Zertifizierung vom Office of the National Coordinator for Health Information Technology.

Einholung von Informationsanfragen (RFI) und Angebotsanfragen (RFP) von EMR-Anbietern. Ihr System muss mit dem HIPAA konform sein. Ist dies nicht der Fall, ignorieren Sie die RFI und RFP sofort.

Lassen Sie Ihr Team die RFI und RFP auswerten. Wie gut passen sie zu Ihren Zielen?

Erstellen Sie eine Auswahlliste mit den drei bis vier besten Anbietern.

Lassen Sie sich von den Anbietern ihre Systeme vorführen. Stellen Sie Fragen. Funktioniert zum Beispiel ein optimaler medizinischer Monitor mit dem EMR?

Wählen Sie schließlich Ihren Anbieter aus.

5. Bereiten Sie Ihre technologische Infrastruktur vor

In diesem Schritt bereitet Ihr Team die verschiedenen Komponenten der Netze Ihrer Arztpraxis oder Ihres Gesundheitskonzerns auf das EMR-System vor.

Ist genügend Rechenleistung vorhanden, um effektiv mit der Software arbeiten zu können? "Rechenleistung" kann in diesem Fall von Datenleitungen bis hin zu drahtlosen Verbindungen und Speicherplatz für cloudbasierte EMR-Systeme reichen.

Bewerten Sie die gesamte beteiligte Hardware. Verfügen medizinische Computer über Funktionen wie RFID-Identifikation zur Überprüfung der Benutzeridentität? Die Gesundheitsdaten der Patienten in EMR-Systemen sind gesetzlich geschützt. Je robuster Ihre Sicherheitsprotokolle sind, desto einfacher ist es, die Vorschriften einzuhalten.

Die IT-Abteilung Ihres Unternehmens und das EMR-Einführungsteam können sicherstellen, dass die Infrastruktur für das neue System bereit ist.

6. Testen Sie Ihr System und führen Sie eine Fehlerbehebung durch

Die Infrastruktur der Gruppe ist vorbereitet; nun ist es an der Zeit, die Informationen aus Ihrem früheren Krankenaktensystem zu migrieren oder zu übertragen.

Bereiten Sie die Migrationsstrategie vor. Was muss übertragen werden? Welche Felder? Erstellen Sie eine Backup-Strategie für den Fall, dass Probleme mit dem neuen EMR auftreten.

Konvertieren Sie Papieraufzeichnungen in elektronische Aufzeichnungen.

Bereinigen und überprüfen Sie die Daten.

Richten Sie die EMR-Datenbank ein.

Migrieren Sie die Daten in das neue System.

Testen und überprüfen Sie, ob alle alten und neu eingegebenen medizinischen Daten und Aufzeichnungen korrekt platziert sind.

7. Schulung der Benutzer

Bevor Sie ein neues EMR-System einführen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Benutzer mit den Merkmalen und Funktionen des Systems gut vertraut sind. Um dies zu erreichen, ist es ratsam, umfassende Schulungsprogramme für die gesamte Organisation zu planen. Diese Schulungen stellen sicher, dass alle Benutzer über das Wissen und die Fähigkeiten verfügen, um das neue EMR-System effektiv zu nutzen und seinen Nutzen für die Patientenversorgung und Verwaltungsaufgaben zu maximieren.

Die Schulung kann im Selbststudium oder vor Ort erfolgen. Beim Selbststudium lesen die Mitarbeiter Benutzerhandbücher und sehen sich Anleitungsvideos zu den zahlreichen Funktionen des EMR-Systems an.

Bei der Vor-Ort-Schulung kommt ein Ausbilder, der in der Regel vom Anbieter gestellt wird, an den Arbeitsplatz und unterrichtet die Benutzer.

Je nach den Arbeitsabläufen Ihrer Gruppe und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter müssen Sie entscheiden, welche Methode vorzuziehen ist.

8. Kontinuierliche Verbesserungen vornehmen

Die EMR-Implementierung ist auch dann noch nicht abgeschlossen, wenn das System in Betrieb ist. In diesem letzten Schritt evaluieren Sie und Ihr Implementierungsteam die Software, um sicherzustellen, dass sie Ihren Zielen entspricht. Bedenken Sie:

Bewertung der Rentabilität anhand von ROI-Berechnungen.

Sicherstellung einer prompten und gründlichen Dateneingabe durch Auswertung der Datenfehlerraten.

Bewertung der Auswirkungen auf die Qualität der Pflege durch Patientenbefragungen.

Messung der Anbieterzufriedenheit durch Umfragen.

Sobald Sie die oben genannten Informationen erhalten haben, suchen Sie nach Möglichkeiten, diese Bereiche zu optimieren.

Machen Sie die EMR-Implementierung mit Cybernet Computers zu einem Kinderspiel

Elektronische Krankenakten sind für die moderne Gesundheitsfürsorge unverzichtbar und vereinfachen Arbeitsabläufe wie die Reduzierung von Fehlern und das Nachfüllen von Rezepten.

Die Implementierung von EMR-Softwaresystemen ist aufgrund der vielen Funktionen, die damit verbunden sind, komplex, was den Prozess potenziell entmutigend macht. Mit einem gut definierten Fahrplan, einem kompetenten Implementierungsteam und sorgfältigen Schritt-für-Schritt-Plänen können medizinische Gruppen wie die Ihre EMR-Systeme jedoch effektiv und mit minimalen Unterbrechungen implementieren.

Wenden Sie sich an einen Mitarbeiter des Cybernet Teams, wenn Sie EMR-Software in Ihrer Arztpraxis oder in einer Organisation des Gesundheitswesens implementieren möchten. Unsere Fachleute wissen, wie unsere medizinischen PCs, Tablets und medizinischen Box-PCs bei Implementierungen eingesetzt werden.

Sie wurden von Grund auf für den Einsatz in den anspruchsvollsten Umgebungen des Gesundheitswesens entwickelt und sind bereit, Ihre EMR-Software mit Sicherheitsfunktionen wie Imprivata Single Sign-On und Kompatibilität mit älteren medizinischen Geräten und Anlagen aufzunehmen.