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Die Vorteile elektronischer Laborjournale für Laborqualität und Compliance

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Die Verwendung eines ELN zur Dokumentation von Laborprozessen hilft Ihrer Organisation, die Vorschriften einzuhalten und die Datenintegrität zu wahren

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In dem Maße, wie Labors nach höherer Qualität streben, setzen Unternehmen zunehmend elektronische Laborjournale (ELN) ein, um Labordaten aufzuzeichnen und abzurufen. Im Vergleich zu Papiernotizbüchern können diese Systeme die für den Erfolg des Laborbetriebs erforderlichen Anforderungen an Umfang, Komplexität, Zugänglichkeit und Sicherheit effizienter erfüllen.

In diesem Artikel werden die Vorteile des Einsatzes eines ELN in Ihrem Labor untersucht und erörtert, wie dieses Instrument Ihnen helfen kann, die Qualität und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Organisation und Transparenz

Ein großer Vorteil eines ELN besteht darin, dass es Daten in einer einzigen Quelle organisieren kann. Ein zentralisiertes und strukturiertes Datenmanagementsystem wie ein ELN hilft nicht nur bei der Organisation, sondern fördert auch die Transparenz unter den Labormitarbeitern und ermöglicht die Rückverfolgbarkeit und Reproduzierbarkeit von Daten.

ELNs bieten eine permanente Aufzeichnung der Aktivitäten des Labors und verfügen über eine eingebaute Suchmaschine, die dem Laborpersonal und den Managern den Zugriff auf die benötigten Informationen erheblich erleichtert. Wenn ein Labormitglied nach einem Experiment sucht, das vor sechs Jahren durchgeführt wurde, muss es nicht Seite für Seite in handgeschriebenen Protokollen, Notizen oder Ergebnissen suchen; eine schnelle Suche liefert ihm alle notwendigen Informationen.

Durch die Aufzeichnung aller routinemäßigen experimentellen Informationen in einem ELN werden Datenverluste, Transkriptionsfehler und wahllos gespeicherte Aufzeichnungen vermieden. ELNs lösen auch das Problem der schlechten Handschrift und der unklaren Notizen, die langfristig Probleme verursachen können. Darüber hinaus können Organisationen durch den Einsatz eines ELN den unnötigen Gebrauch von Papier vermeiden, was immer gut für die Umwelt ist.

Gemeinsame Nutzung von Daten

Ein weiterer Vorteil eines ELN ist die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zwischen den Labormitgliedern zu unterstützen. Mit einem ELN kann jeder gleichzeitig auf relevante Informationen zugreifen, ohne sich Gedanken über widersprüchliche Dokumentversionen machen zu müssen.

Wichtig ist auch, dass Forscher aus der Ferne auf ihre Datensätze zugreifen können, so dass auch geografisch getrennte Beteiligte zusammenarbeiten können. Dies kommt Unternehmen zugute, die flexible Arbeitsmodelle anstreben, und entlastet die Forscher von den Herausforderungen, die sich ergeben, wenn der physische Zugang zu Einrichtungen eingeschränkt ist, wie es während der COVID-19-Pandemie der Fall war. Durch die Einführung einer ELN-Plattform entfällt auch die Notwendigkeit, physische Labornotizbücher zwischen verschiedenen Standorten zu transportieren, wodurch das Risiko von Kreuzkontaminationen und Datenverlusten verringert wird.

Darüber hinaus können Labormitglieder Dokumente sicher per E-Mail oder über File-Sharing-Plattformen wie Dropbox oder Google Drive austauschen. Dank der verbesserten Datenzugänglichkeit können Wissenschaftler über Abteilungen und internationale Standorte hinweg genauso einfach zusammenarbeiten wie ein einzelnes Team.

Zeit- und Kostenersparnis

Unternehmen, die ELNs implementieren, können Zeit und Geld sparen, da sie nicht mehr mehrere Kopien von Dokumenten ausdrucken und Formulare manuell ausfüllen müssen.

In einer Umfrage unter ELN-Benutzern wurde der Zeitaufwand für die Erledigung von Aufgaben vor und nach der ELN-Einführung in ihren Labors verglichen. Die Umfrage ergab, dass die Wissenschaftler durch den Einsatz eines ELN im Durchschnitt neun Stunden pro Woche einsparen. Bei einigen betrug die Zeitersparnis sogar 17 Stunden pro Woche. Die meisten Forscher berichteten, dass sie durch den Einsatz eines ELN weniger Zeit in die Vorbereitung von Sitzungen und das Schreiben von E-Mails investieren mussten.

Automatisierung von Arbeitsabläufen

ELNs bieten Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, die es Teams erleichtern, ihre Aufgaben zu verwalten. Einige ELN-Plattformen lassen sich beispielsweise mit Altsystemen und Anwendungen von Drittanbietern wie HubSpot, Google Sheets und Shopify verbinden, um Labordaten an einem Ort zu vereinheitlichen. Benutzer können auch die Vorteile von vorgefertigten Protokollen oder Vorlagen für Standardarbeitsanweisungen nutzen und Automatisierungsregeln festlegen, um ihre Projekte schnell vorzubereiten.

Einige ELNs verfügen über ein integriertes Bestandsverfolgungssystem, mit dem das Laborinventar in derselben Software verwaltet werden kann, in der auch die Daten gespeichert werden. Labore können diese Funktion nutzen, um den Überblick über die in Produktionsprozessen verwendeten Materialien zu behalten und Aufgaben im Zusammenhang mit der Bestandskontrolle zu automatisieren, z. B. die Auftragsabwicklung und den Versand. Das bedeutet mehr Effizienz, geringere Kosten und einen besseren Kundenservice.

Datensicherheit und Compliance

ELNs bieten im Vergleich zu Papiernotizbüchern eine unvergleichliche Sicherheit. Während herkömmliche Papiernotizbücher verloren gehen oder gestohlen werden können, verfügen ELNs über Sicherungsmethoden, die verhindern, dass Informationen verloren gehen. So ermöglicht beispielsweise der Cloud-Speicher häufige automatische Backups. Darüber hinaus bieten ELNs verschiedene Möglichkeiten zum Exportieren von Daten, so dass Laborleiter immer eine aktuelle Kopie aller Informationen in ihrem ELN haben.

In der Regel sind alle von ELNs übertragenen und verarbeiteten Informationen verschlüsselt. Darüber hinaus schützen die Brute-Force-Erkennung von Passwörtern auf Hosting-Konten und die Multi-Faktor-Authentifizierung die ELN-Daten.

In den meisten kommerziellen ELNs beschränken Benutzerrechte und -rollen den Zugriff auf Ansicht und Bearbeitung auf die entsprechenden Labormitglieder. Die Spezifität der Informationen und die Art und Weise, wie auf sie zugegriffen wird und wie sie gemeinsam genutzt und exportiert werden, kann kontrolliert werden, um einen unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern.

Compliance-Funktionen, wie z. B. Prüfprotokolle, ermöglichen es den Benutzern, Änderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen und festzustellen, wer sie vorgenommen hat. Diese Funktionen verbessern die Sicherheit und erfüllen gleichzeitig Branchenvorschriften wie den Health Insurance Portability and Accountability Act oder die General Data Protection Regulation. Viele ELNs erfüllen auch die Anforderungen von FDA 21 CFR Part 11.

ELNs verbessern die Produktivität ohne Abstriche bei der Sicherheit

Die Anwendungsfälle für ELNs in verschiedenen Branchen sind vielfältig, aber durchweg vorteilhaft, da sie Zeit sparen und gleichzeitig die Genauigkeit der erfassten Informationen erhöhen. Durch den Einsatz einer ELN-Lösung anstelle von Labornotizbüchern auf Papier oder manuellen Ablagesystemen können Unternehmen ihre Produktivität verbessern, ohne die Sicherheit oder die Datenintegrität zu beeinträchtigen.

Von integrierten Funktionen, die die Suche optimieren, bis hin zu Vorlagen, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Einrichtungen zugeschnitten sind, ermöglichen ELNs den Laboren einen reibungslosen Arbeitsablauf, während sie die besten Forschungspraktiken anwenden. Mit diesen Funktionen können Organisationen eine hohe betriebliche Effizienz aufrechterhalten, und Laborleiter können sicherstellen, dass alle Prozesse den erforderlichen Vorschriften entsprechen.