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Das Scannen von UDI-Barcodes hilft VA Hospital, neue Effizienzgewinne zu erzielen

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Das Miami VA Medical Center konnte die betriebliche Effizienz verbessern, indem es einfach und präzise die Übersicht über Implantate und andere medizinische Geräte behält.

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Da Hersteller und Etikettierer von Medizinprodukten ihre Produkte mit eindeutigen Gerätekennungen kennzeichnen, die den Anforderungen der Unique Device Identification (UDI) Rule der US FDA entsprechen, können diese Kennungen auch am Point of Care gescannt werden. Gesundheitsdienstleister können die Patientensicherheit verbessern und gleichzeitig die betriebliche Effizienz steigern, indem sie UDI-Barcodes scannen, während Produkte ein- und ausgebucht werden und während sie im Rahmen der Patientenversorgung verwendet werden.

Für Hersteller, die sich für das GS1 Normensystem entschieden haben, wird die GS1 Global Trade Item Number (GTIN) als eindeutige Gerätekennung (DI) und die GS1 Application Identifier (AIs) als Produktionskennzeichnung (d.h. Charge/Los, Seriennummer, Verfallsdatum und/oder Produktionsdatum) verwendet. Diese Informationen werden in einen GS1-Barcode kodiert, wie beispielsweise einen linearen GS1-128-Barcode oder einen zweidimensionalen (2D) GS1 DataMatrix-Barcode und stehen somit zum Scannen zur Verfügung.

Das Veterans Affairs (VA) Medical Center in Miami, Florida, beweist, dass die Vorteile erheblich sind. Eines von 170 VA-Krankenhäusern in den Vereinigten Staaten, die Miami-Einrichtung ist ein Zentrum für Primärversorgung und Mini-Trauma für fast 150.000 Veteranen in Südflorida.

Das Krankenhaus verbrachte einmal jede Woche unzählige Stunden damit, Produktcodes manuell in Systeme für Hunderte von medizinischen Implantaten und anderen Produkten einzugeben, die empfangen, inventarisiert und schließlich in Patientenverfahren und -pflege verwendet wurden. Als das Krankenhauspersonal Barcodes auf einer wachsenden Anzahl von Geräten bemerkte, wusste es, dass die Erfassung der Daten mit einem einfachen Scan viel effizienter und genauer sein könnte.

So führt das Krankenhaus beispielsweise täglich mehrere Augenoperationen durch. Krankenhaustechniker fanden heraus, dass die manuelle Eingabe eines einzelnen Gerätecodes durchschnittlich 70 Sekunden dauerte, während mit einem Barcodescanner die gleichen Daten in nur 20 Sekunden erfasst werden konnten. Im Laufe einer Woche entsprach dies mehr als einer Stunde potenzieller Zeitersparnis bei rund 100 Verfahren. Die Genauigkeit wird auch dadurch deutlich erhöht, dass die mit der manuellen Dateneingabe verbundenen menschlichen Fehler und Inkonsistenzen reduziert werden.

Jetzt, da Medizinprodukte und Implantate empfangen werden, scannen die Techniker die Barcodes ein, um Produktinformationen automatisch zu erfassen. Die Daten werden dann im Medical Device Management System (MDMS) des Krankenhauses namens UDITracker gespeichert, das von Champion Healthcare Technologies, einem GS1 US Solution Partner, bereitgestellt wird. Dies hat es ihnen ermöglicht, die betriebliche Effizienz zu verbessern, indem sie einfach und genau den Überblick über Implantate und andere medizinische Geräte behalten.

Champion half dem Krankenhaus, seine Datenbank mit ungenauen Produktnamen und nicht eindeutigen Herstellerkatalognummern zu bereinigen und stattdessen standardisierte, eindeutige Gerätekennzeichnungen (GS1 GTINs) zu verwenden, damit alle Produktinformationen aufeinander abgestimmt sind und leicht gefunden werden können. Sie arbeiten nun daran, Informationen über die Verwendung von Implantaten in das firmeneigene elektronische Patientendatensystem (EPA) des Krankenhauses zu integrieren.

Reduzierung von Produktabläufen und Beschleunigung von Rückrufaktionen

Mit seinem neuen System ist das Miami VA Hospital in der Lage, Produkte nach Verfallsdatum zu suchen, die Produkte, die sich in der Nähe ihres Verfallsdatums befinden, schnell zu finden und sie zum ersten Mal zu verwenden, wodurch Abfall reduziert und Geld gespart wird, verglichen mit der manuellen Überprüfung der Verfallsdaten auf einzelnen Verpackungen. Tatsächlich schätzt das medizinische Zentrum eine Einsparung von 5.000 bis 10.000 Dollar pro Monat durch die Nutzung von Lagerbeständen, die sonst abgelaufen wären.

Das Scannen von Barcodes hat vor allem die Patientensicherheit verbessert, indem es dazu beiträgt, menschliche Fehler zu vermeiden. Da die Erfassung eindeutiger Geräteidentifikationsinformationen Trackingzeit spart, kann sie im Falle eines Rückrufs verwendet werden. UDITracker enthält eine Rückruf-Funktion, mit der Benutzer auf das abgerufene Element klicken können. Die Technologie zeigt dann jeden Patienten, bei dem das Gerät verwendet wurde und wo die restlichen Geräte gelagert sind. Abgesehen von der Zeitersparnis, die sich daraus ergibt, sind die Aspekte der Patientensicherheit tiefgreifend.

Der Übergang des Miami VA Medical Center zu GS1 Standards-basierter UDI-Barcodescannung brachte allen Gesundheitsdienstleistern Lektionen. Erstens trägt die Implementierung der UDI-Regeln der U.S. FDA zur Verbesserung der Patientensicherheit bei, vor allem, wenn die eindeutigen Gerätekennungen am Behandlungsort vollständig erfasst werden. Zweitens kommt das Scannen der Strichcodes auch den Leistungserbringern im Gesundheitswesen zugute, da sie die betriebliche Effizienz steigern und ihr Ergebnis verbessern.