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Wichtige Schritte für eine erfolgreiche Einführung elektronischer Krankenakten

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Der Weg zum Wohlbefinden beginnt mit einer (medizinischen) Aufzeichnung

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Elektronische Krankenakten (EMR) spielen im Gesundheitswesen von heute eine wichtige Rolle. Sie werden in allen Bereichen eingesetzt, von der Diagnose der Patienten bis zur Abrechnung der Leistungen. Daher ist die EMR-Implementierung von entscheidender Bedeutung für die kurz- und langfristigen Ziele und den Erfolg einer medizinischen Gruppe.

Verständnis von EMR-Systemen und ihrer Rolle
Was ist eine EMR-Einführung?
Die Vorteile der EMR-Implementierung
Herausforderungen bei der EMR-Implementierung
Acht Schritte für eine erfolgreiche EMR-Implementierung

Verständnis von EMR-Systemen und ihrer Rolle
Eine elektronische Patientenakte (EMR) ist das digitale Gegenstück zur Krankenakte eines einzelnen Patienten. EMR-Systeme dienen der effizienten Verwaltung dieser Unterlagen und verbessern die Art und Weise, wie Gesundheitsdienstleister Patienteninformationen speichern, abrufen und austauschen.

Diese Systeme werden im Gesundheitswesen häufig auf verschiedene Weise genutzt, z. B:

Rationalisierte Dokumentation: EMR ermöglichen es dem medizinischen Personal, Patientenbegegnungen schnell und genau zu dokumentieren, wodurch weniger Zeit für Papierkram aufgewendet werden muss und man sich mehr auf die Patientenbetreuung konzentrieren kann.
Verbesserte Zugänglichkeit: Autorisierte Leistungserbringer im Gesundheitswesen können von jedem Ort aus, der mit der entsprechenden Technologie ausgestattet ist, problemlos auf die Krankengeschichte eines Patienten zugreifen, einschließlich Medikamenten, Allergien, Laborergebnissen und bildgebenden Untersuchungen, und so besser informierte klinische Entscheidungen treffen.
Verbesserte Koordinierung der Pflege: EMR-Systeme erleichtern die nahtlose Kommunikation zwischen den verschiedenen Gesundheitsdienstleistern, die an der Versorgung eines Patienten beteiligt sind. Diese Vernetzung hilft bei der Koordinierung von Behandlungsplänen, der Verfolgung von Überweisungen und der Überwachung von Fortschritten, was zu einer kohärenteren Versorgung führt.
Datenanalyse und Berichterstattung: Viele EMR-Plattformen sind mit Analysewerkzeugen ausgestattet, die Gesundheitseinrichtungen bei der Verfolgung von Ergebnissen, der Verwaltung von Populationen und der Ermittlung von Trends in der Patientengesundheit unterstützen, was letztlich zu Initiativen zur Qualitätsverbesserung führen kann.
Einbeziehung der Patienten: Einige EMR-Systeme ermöglichen es den Patienten, über Patientenportale auf ihre eigenen Daten zuzugreifen. Dadurch können sie eine aktive Rolle in ihrer Gesundheitsversorgung übernehmen, indem sie Testergebnisse einsehen, Termine vereinbaren und mit ihren Leistungserbringern kommunizieren.

Was ist eine EMR-Einführung?
EMR-Implementierung ist die Einführung eines EMR-Systems (oder mehrerer Systeme!) in einer medizinischen Gruppe. Sie kann die Digitalisierung der handgeschriebenen Papierakten Ihrer Gruppe, die Umstellung auf eine neue EMR-Software oder eine Kombination aus beidem beinhalten.

Die Vorteile der EMR-Einführung
Das Gesundheitswesen ist ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, den Patienten eine qualitativ hochwertige Versorgung zu bieten. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Ihre Organisation von EMR-Systemen profitieren kann.

Sparen Sie Platz: In der Vergangenheit wurden in Arztpraxen und Kliniken Patientenakten in Papierform aufbewahrt, verwaltet und abgerufen. Diese Lagerung nahm wertvollen Platz in Anspruch. Da EMR-Systeme alle Unterlagen an einem Ort aufbewahren, schaffen sie Platz für eine bessere Patientenversorgung.
Optimieren Sie Arbeitsabläufe: Das Ansetzen von Terminen, das Abrufen von Akten und das Einchecken von Patienten sind Routineaufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen. EMR-Systeme verringern diese Arbeitsbelastung, so dass sich das Personal auf einen besseren Kundenservice und die Patientenbetreuung konzentrieren kann.
Weniger Fehler: Falsche Schreibweisen von Patientennamen, falsche Medikamente und andere Fehler dieser Art verlangsamen die Patientenversorgung oder sind in manchen Fällen sogar katastrophal. EMR reduzieren Fehler, indem sie sie kennzeichnen. Sie können auch auf andere Probleme wie Medikationskonflikte und doppelte Behandlungen hinweisen.
Bessere Zugänglichkeit: Normalerweise wurden Papierakten von einem einzigen Anbieter eingesehen und aktualisiert. Wenn sie von mehr als einer Person eingesehen werden, kann das mühsam sein, da Kopien angefertigt, per Post verschickt und die Aktualisierungen der einzelnen Personen abgeglichen werden müssen. Im Gegensatz dazu können EMR von mehreren Leistungserbringern gleichzeitig und in Echtzeit über medizinische Computer eingesehen werden. Sie können dies sogar aus der Ferne tun, z. B. in einem anderen Raum oder Land. Medizinische Teams können dann bei komplizierten Verfahren wie Organtransplantationen von derselben Seite aus arbeiten.

Herausforderungen bei der EMR-Einführung meistern
Die Vorteile von EMR-Systemen sind zahlreich. Die Kehrseite der Medaille ist, dass EMR-Systeme zwangsläufig komplex sind, um diese Vielfalt zu bieten. Hier sind einige Fallstricke, die bei der Einführung von EMR in Ihrer medizinischen Gruppe zu beachten sind.

Unterbrechung der Arbeitsabläufe: Es wird zu einer Verlangsamung der regulären Prozesse und Verfahren kommen, wenn die Mitarbeiter mit dem neuen System arbeiten.
Eingeschränkte Interoperabilität / Datenmigration: Ihre älteren medizinischen Geräte und Anlagen können möglicherweise nicht mit dem EMR-System kommunizieren. Oder die IT-Abteilung des Gesundheitswesens hat Probleme beim Abgleich von Datensätzen mit den Datensatzfeldern des neuen Systems.
Widerstände beim Personal: Möglicherweise arbeiten Ihre Mitarbeiter weiterhin mit dem alten System und weigern sich, das neue System zu erlernen.
Unzureichende oder zeitraubende Schulungen: Mitarbeiter, die das neue System erlernen, finden es verwirrend und stellen ständig Fragen oder bitten um Hilfe.
Hohe Kosten: Die Einführung eines EMR-Systems ist teuer, angefangen bei den Kosten für Software und Hardware bis hin zu Schulung und Support.

Acht Schritte für eine erfolgreiche EMR-Einführung
Sie und Ihre Arztgruppe haben also beschlossen, dass sich das neue System lohnt. Wie lässt es sich am besten und mit möglichst wenig Problemen einführen?

Die EMR-Einführung erfordert eine umfassende Planung, Zusammenarbeit und Koordination. Ihr Einführungsplan sollte die folgenden wichtigen Schritte und bewährten Verfahren umfassen:

Schritt 1. Planen Sie einen Fahrplan für die EMR-Einführung
Erstellen Sie eine Checkliste mit allen notwendigen Aufgaben. Zum Beispiel:

Wer sind die Beteiligten?
Wie hoch ist das Budget?
Welches sind die genauen Funktionen, die Sie im EMR-System benötigen?

Eine Aufgabe, die Sie sich auf jeden Fall notieren sollten, ist die Art und Weise, wie Sie an die einzelnen Beteiligten herantreten wollen. Es gibt zwei Ansätze:

Beim modularen Ansatz werden die Aufgaben in kleinere und einfachere Teilaufgaben unterteilt. Sie werden verschiedenen Personen und Teams zur Erledigung zugewiesen.
Bei der schrittweisen Vorgehensweise erledigen Sie jede Aufgabe, bevor Sie zur nächsten übergehen.

Schritt 2. Legen Sie Ihr Budget fest
Ihre Krankenkasse wird höchstwahrscheinlich die Mittel für die EMR-Einführung bereitstellen. Bei der Zuweisung von Mitteln für verschiedene Aufgaben wie medizinische Computer und Schulungen sollten Sie das Ziel im Auge behalten, die Qualität der Gesundheitsdienste zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken.

Zu berücksichtigende Faktoren bei den EMR-Einführungskosten:

EMR-Software-Systeme (Basis und monatlich)
Computer-Hardware
Schulung und Entwicklung
Integration und Tests
Technische Unterstützung

In letzter Zeit haben sich viele medizinische Einrichtungen mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz in ihren EMR-Systemen befasst. Wenn Sie zu diesen Gruppen gehören, sollten Sie sich über KI-Computer informieren, um sicherzustellen, dass die höheren Kosten zum Erreichen Ihrer Ziele beitragen.

Schritt 3. Ernennen Sie starke Projektleiter
Sie brauchen ein Team, das sicherstellt, dass alle Prozesse und Aufgaben des Plans rechtzeitig und im Rahmen des Budgets erledigt werden. Typische Teammitglieder sind:

Projektmanagement/Praxismanager - verwaltet die EMR-Implementierung, einschließlich der Tests nach der Markteinführung.
Anwendungsanalytiker - verantwortlich für die Datenmigration und -bereinigung des EMR.
Anwendungsentwickler - passt das EMR-System an.
QA-Testingenieur - verantwortlich für die EMR-Systemtests und die Leistung.
Anwalt des Arztes - vertritt den Standpunkt des Anbieters in Bezug auf die Schulung, die Daten und die Tests der Software.
Fürsprecher der Krankenschwester - vertritt die Meinung der Krankenschwester in Bezug auf die Schulung, die Daten und das Testen der Software.
Billing Advocate - vertritt die Sichtweise der Buchhaltungs- und Rechnungsabteilung auf die Software.

Schritt 4. Wählen Sie die richtige EMR-Software
EMR-Software ist ein komplexes Programm mit zahlreichen Funktionen und Merkmalen. Die Auswahl der richtigen elektronischen Patientenakte ist eine der schwierigsten Aufgaben bei der EMR-Einführung.

Die folgenden Schritte können Ihnen helfen, Ihre Auswahl einzugrenzen.

1. Was sind Ihre Prioritäten bei der EMR?

Kostenkontrolle
Benutzerfreundlichkeit
Cloud-basiertes Hosting
Implementierung und Schulung
Integration in bestehende Systeme
Kundenbetreuung
EMR-Zertifizierung durch das Office of the National Coordinator for Health Information Technology

2. Setzen Sie sich mit EMR-Anbietern in Verbindung. Fordern Sie von jedem Anbieter Informationsanfragen (RFI) und Angebotsanfragen (RFP) an. Ignorieren Sie diejenigen, die nicht HIPAA-konform sind.
3. Lassen Sie Ihr Team die RFIs und RFPs auswerten. Wie gut stimmen sie mit Ihren Prioritäten überein?
4. Erstellen Sie eine Auswahlliste mit den drei bis vier besten Anbietern.
5. Bringen Sie die Anbieter dazu, ihre Systeme vorzuführen. Stellen Sie Fragen. Funktioniert zum Beispiel ein optimaler medizinischer Monitor mit dem EMR?
6. Wählen Sie schließlich Ihren Anbieter aus.

Schritt 5. Vorbereiten der technologischen Infrastruktur
In diesem Schritt bereitet Ihr Team die Netzwerke Ihrer Gruppe vor, um sicherzustellen, dass die Infrastruktur für das neue System geeignet ist. Stellen Sie z. B. sicher, dass die Bandbreite und die Verarbeitungsleistung ausreichen, um effektiv mit der Software arbeiten zu können.

Schritt 6. Testen und Fehlerbehebung für Ihr System
Dieser Schritt umfasst die Übertragung der Daten des alten Systems auf das neue. Zu beachtende Punkte:

Was muss übertragen werden? Welche Felder?
Konvertieren Sie die Papierunterlagen in elektronische Datensätze.
Bereinigen und Überprüfen der Daten.
Einrichten der EMR-Datenbank.
Migrieren Sie die Daten in das neue System.
Testen und überprüfen, ob alle alten und neu eingegebenen medizinischen Daten und Aufzeichnungen korrekt platziert sind.

Es versteht sich von selbst, dass Sie eine Backup-Strategie für den Fall haben sollten, dass Probleme mit dem neuen EMR-System auftreten.

Schritt 7. Schulung der Benutzer
Mit diesem Schritt sollten Sie so bald wie möglich beginnen, denn die Schulung stellt sicher, dass die Benutzer das neue System sofort nach der Inbetriebnahme nutzen können, so dass die Unterbrechungen am Arbeitsplatz auf ein Minimum reduziert werden.

In der Regel gibt es zwei Schulungsmethoden:

Bei der Schulung im Selbststudium lesen die Mitarbeiter Benutzerhandbücher und sehen sich Schulungsvideos an.
Bei der Vor-Ort-Schulung kommt ein Ausbilder an den Arbeitsplatz und unterrichtet die Benutzer.

Schritt 8. Kontinuierliche Verbesserungen vornehmen
In diesem letzten Schritt evaluieren Sie und Ihr Team die Software und stellen sicher, dass sie Ihre Ziele erfüllt. Zu den Punkten, über die Sie nachdenken sollten, gehören:

Ist das neue System sowohl kurz- als auch langfristig rentabel?
Sind die Datenfehlerraten akzeptabel?
Was halten unsere Patienten von dem neuen System?
Was halten unsere Leistungserbringer von dem neuen System?

Machen Sie die EMR-Implementierung mit Cybernet Computers zu einem Kinderspiel
Elektronische Krankenakten sind für das heutige Gesundheitswesen unerlässlich und werden in allen Bereichen eingesetzt, von der Vereinfachung von Arbeitsabläufen wie der Fehlerreduzierung bis hin zum schnellen Einlösen von Rezepten. Die Einführung von EMR-Systemen, die so genannte EMR-Implementierung, ist aufgrund des Umfangs und der Funktionen ein langer und komplexer Prozess. Medizinische Gruppen können die Probleme bei der Einführung auf ein Minimum reduzieren, indem sie einen gut definierten Fahrplan, ein kompetentes Implementierungsteam und eine sorgfältige Schritt-für-Schritt-Planung verwenden.

Wenden Sie sich an einen Experten des Cybernet-Teams, wenn Sie ein EMR-System in Ihrer medizinischen Einrichtung implementieren möchten. Große Unternehmen des Gesundheitswesens betreiben ihre Systeme auf unseren medizinischen PCs, medizinischen Tablets und medizinischen Box-PCs, die sie als robust, zuverlässig und kosteneffizient für ihre medizinischen Aufzeichnungen und Anforderungen erachten.